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時間管理的6條黃金法則


“時間就是金錢,效率就是生命”的觀念早已深入人心,而對於企業管理者來說,做好時間管理、提高管理效率不僅意味著提高內部經濟利益,而且能加強企業外部競爭實力。

實踐證明,無論是企業還是事業單位,以下六種方法都有助於你們提高管理效率:

1、第克泰特法 第克泰特(Dictator)的英文意思,在這裡可以引申為“專用時間”。長期操縱著世界經濟的猶太人習慣於把上班後的一個小時,定為“第克泰特時間”,在這段時間裡,必須將昨天下班到今天上班之間接到的信函、傳真、E-mail等全部回復,用電腦打好並發出,或者用電話回復。現在是“第克泰特時間”這句話,在猶太人之間的言外之意是“謝絕會客”。猶太人之所以注重“第克泰時間”,是因為在激烈的商戰中,他們以“馬上解決”作為工作的座右銘。在能力卓越的猶太人的辦公桌上,看不見“未決檔”。我們的管理者不妨借鑒一下猶太人對待時間的這種做法。

2、二八分割法 “美國人的金錢裝在猶太人的口袋裡”。為什麼?他們的生存和發展之道,就是始終堅持猶太人經商的“二八定律——企業80%的收益來自20%的客戶”。應該把精力用在最見成效的地方,所謂“好鋼用在刀刃上”。美國企業家威廉·莫爾在為格利登公司銷售油漆時,頭一個月僅掙了160美元。此後,他仔細研究了猶太人經商的“二八定律”,分析了自己的銷售圖表,發現他的80%收益的確來自20%的客戶,但是他過去卻對所有的客戶花費了同樣的時間——這就是他過去失敗的主要原因。於是,他要求把他最不活躍的36個客戶重新分派給其他銷售員,而自己則把精力集中到最有希望的客戶上。不久,他一個月就賺到了1000美元。莫爾學會了猶太人經商的二八分割法,連續九年從不放棄這一法則,這使他最終成為了凱利——莫爾油漆公司的主席。

3、限制電話法 電話雖然在管理工作中越來越顯示它的重要作用,但作為雙刃劍,她又是浪費管理者時間的一個主要原因,因為電話能中斷手裡的工作和思路,搞不好就會出現 “煲電話粥”現象。用一個小時集中精力去辦事,要比花兩個小時而被打斷10分鐘、20分鐘的效率還要高。那麼防止電話干擾有哪些辦法呢?一是分析一下打給你的電話,確定採取什麼辦法減少那些根本沒有必要的電話;二是使用適當的回話辦法;三是先用誠懇的語氣接聽電話,避免閒談;四是讓別人知道什麼時間可打電話找你。

4、授權借時法 授權借時,是指管理者根據職能原理,授予下屬一定的權力,委託其在一定許可權內,自主地處理工作,主動完成任務,從而把自己從事務堆中解脫出來,集中精力考慮更重大的事情,解決更緊要的問題。在授權時,要貫徹以下幾項原則:一是視能授權原則,切不可授權給無能者和只知盲從的“老實人”;二是用人不疑原則,領導者應做到用人不疑,疑人不用;三是例行規範原則,領導工作可分為例行性、規範性的原則工作和例外、非規範性工作,授權處理的主要是面廣和量大的前者;四是逐級授權原則,越級授權,必然會打亂正常工作秩序,不但不能節約時間,而且還要為此產生內耗,空耗時間。

5、時間隔離法 這種方法不妨從下面兩位人物的做法中得到啟發: 愛因斯坦深知時間隔離法之精髓,他在1906年完成了《狹義相對論》以後,經過經10年的醞釀和準備,在1916年的某天,告訴家人任何事都不要干擾他。一連16 天沒有出門,當他走出時,手裡拿著幾張寫滿了數學公式的稿紙,那就是改變人類整個宇宙觀念的“廣義相對論”。 效率專家杜拉克在《有效管理者》一書中,曾提到一家銀行負責人在每天的工作時間內,保持90分鐘的隔離時間。他說:“我嚴令我的秘書,除美國我的內人之外,無認什麼大事,不要把任何電話接給我。雖然這也許有些冒險,需要勇氣,說不定真有天大的等不及90分鐘的事情”。但這種方法卻大大提高了他的時間利用率。

6、會議節時法 為了節省會議時間,應採取的措施和有效辦法是: 會前做好準備,不開無目的、無意義或議題不明確的“糊塗會”; 聯繫實際,解決問題,不開傳聲筒式的“本本會”; 權衡輕重緩急,抓住重點,不開“扯皮會”; 發揮民主,集思廣益,不開家長式的“包辦會”; 講究實效,不開一“報告”、二“補充”、三“強調”、四“表態”、五“總結”式的“八股會”; 不開七時開會、八時到、九時領導做報告的“遲到會”; 不開與議題無關人員的“陪坐會”; 不開名為開會,實為遊山玩水的“旅遊會”。 總之,要做到可開可不開的會不開,能開短會的不開長會,能開小會的不開大會,能合併開的不單獨開,能站著開的不坐著開。




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